打开 AppFlowy 官网或 GitHub 仓库，选择对应操作系统（Windows、macOS、Linux）的安装包。下载后按向导完成安装，首次启动会引导你创建本地工作空间。工作空间相当于一个独立的数据仓，所有页面和数据库都存放在其中，你可以为不同项目创建多个工作空间。启动后进入主界面，左侧是导航栏，右侧是内容编辑区，整体布局与 Notion 类似但更轻量。
左侧导航栏包含“我的页面”“收藏”“最近使用”等分区。点击“我的页面”旁的“+”按钮即可新建页面。AppFlowy 的页面默认采用块编辑器，支持文本、标题、列表、待办清单、代码块等常用格式。选中任意文本后弹出的格式工具条可快速切换块类型、调整字体样式或插入链接。注意，所有操作都是本地实时保存的，无需手动点击保存按钮。
项目管理主要依赖数据库功能。点击页面内的“/”或“+”菜单，选择“数据库”即可嵌入一个表格视图。数据库支持多列自定义字段，如文本、数字、日期、单选、多选等。你可以使用数据库来跟踪任务、管理客户信息或整理笔记。每个数据库都可以添加多个视图（看板、日历、画廊），视图之间数据互通，修改任一视图中的数据都会同步更新到其他视图。创建项目时，建议先用数据库模板快速搭建字段结构，再逐条录入数据。
在数据库右上角点击“添加视图”按钮，可选“表格”“看板”“日历”“画廊”四种模式。看板视图适用于任务状态跟踪，将记录按某个字段（如状态）分组为列，拖拽记录即可改变其状态。日历视图自动将带日期字段的记录显示在日历格中，方便查看截止时间或日程安排。所有视图均支持筛选、排序和分组功能，点击视图名称旁的漏斗图标设置条件，可以只显示符合特定要求的记录，比如只显示“待办”状态且优先级为“高”的任务。
AppFlowy 的协作基于工作空间共享。点击左侧“设置”图标，进入“成员管理”，可以通过邮箱邀请团队成员。被邀请者需拥有 AppFlowy 账号，加入工作空间后即可实时看到其他成员对页面或数据库的编辑。注意，目前协作功能依赖自建服务器或云端部署，官方提供 AppFlowy Cloud 订阅服务，也支持自行使用 Docker 部署后端。在页面右上角点击“分享”按钮，可生成只读链接（需配合云端服务）供外部人员查看。
AppFlowy 内置了一套模板库，包括“任务跟踪”“产品路线图”“个人日记”等，创建新页面时选择“从模板创建”即可快速套用。如果你需要重复使用的页面结构，可以将已有页面另存为模板。此外，数据库中的“公式”字段可以执行简单计算，如统计数量、日期差等。对于需要提醒的任务，可结合日历视图的日期字段手动设置推送通知（需在系统设置中开启通知权限）。目前 AppFlowy 还未支持原生自动化工作流，但官方插件系统正在开发中，届时可扩展更多功能。
所有数据默认存储在本地文件夹中，路径可在设置中查看。为安全起见，建议定期备份该文件夹。导出时，点击页面右上角“...”菜单，选择“导出为 Markdown”或“导出为 CSV”。Markdown 导出会保留页面内的文本和简单格式，适合迁移到其他笔记工具；CSV 导出则适用于数据库表格数据，可用 Excel 打开进一步分析。注意，导出操作仅导出当前页面或数据库视图，若需批量导出，可进入工作空间设置进行全量备份。
